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    會議系統投審稿操作步驟

    閱讀量:483 2022-03-21 收藏本文

    投審稿操作步驟

    具有相關權限的用戶可以按照如下步驟進行投審稿管理,投審稿目前只支持PC端操作。

    會議管理員登錄會議系統(https://conf.ccf.org.cn),點擊“會議管理”,選擇需要管理的會議,進入會議。

    一、投稿設置

    1. 開啟投審稿功能

    點擊“會議開通-會議功能設置”,是否需要投稿選擇“是”,根據需要選擇是否使用外部的投稿系統,之后點擊“保存”,開啟投審稿功能。點擊“投稿設置”,或者點擊左側的“投審稿管理”菜單,進入投審稿管理界面。

    注意,只有先開啟了投稿功能、并且沒有使用外部投稿地址時,才能正常進入“投審稿管理”菜單。

    使用外部投稿地址,只是加快捷方式跳轉到外部投稿系統,外部投稿系統和會議系統里面的投稿功能兩方用戶信息不互通。

    2. 配置投稿表單

    點擊“征稿設置-投稿表單設置”,可以按會議投稿要求,設置需要作者填寫的基本信息。

    注意:投稿表單設置需要在投稿開始日期之前進行設置。

    3. 設置投稿領域

    點擊“征稿設置-投稿領域設置”,點擊“添加分類”,添加投稿領域,點擊“保存”,保存成功。

    注意:投稿領域設置需要在投稿開始日期之前進行設置,否則投稿時作者無法選擇領域,導致投稿提交失敗。

    4. 配置征稿基本信息

    點擊“征稿設置-征稿基本設置”,進入征稿基本設置頁面。根據會議投稿要求設置征稿基本信息,點擊“保存”,征稿設置保存成功,有對應的中文投稿鏈接、英文投稿鏈接地址。

    二、審稿設置

    1. 配置專家審稿表單

    點擊“全文審稿設置-專家審稿表單設置”,進入專家審稿表單設置頁面??梢栽O置專家審稿表單,新增需要的字段,刪除不需要的字段。

    審核評分:可以編輯分數;

    專家置信度:可以開啟、關閉,默認是關閉;

    審核意見:默認對投稿者可見。

    是否對投稿者可見:勾選后的字段,對應發錄用結果郵件時【專家審核意見】宏定義取到的字段值;以及投稿者可以在頁面看到的【專家審核意見】字段值。

    【備注】如開啟了領域主席審稿,則也需要先提前設置FC審稿表單,和設置專家審稿表單操作相同。

    2. 設置PC主席審稿表單

    點擊“全文審稿設置-PC審稿表單設置”,進入PC審稿表單設置頁面??梢愿鶕枰庉媽徍私Y果,自定義審核結果。

    3. 配置審稿基本設置

    點擊“征稿設置-審稿基本設置”,進入審稿基本設置頁面。根據會議審稿要求設置審稿基本設置,點擊“保存”,審稿設置保存成功。

    三、分配專家審稿

    1. 邀請專家擔任審稿專家(可選)

    點擊“審稿專家管理-備選池管理”,可以添加專家,搜索已存在的CCF賬號后單個添加,也可以批量導入。如果專家沒有CCF賬號,可以進行新增。

    添加專家后,可以給專家發送審稿邀請函,邀請專家審稿;也可以不發送邀請函直接把專家設為審稿專家。

    專家接收到審稿邀請函后,可以設置審稿領域,確認擔任此次會議的審稿專家。

    此次會議的審稿專家可以在“審稿專家管理-審稿專家管理”頁面進行查看。

    【備注】所有的郵件模板,都可以在“系統設置-郵件模板”頁面進行管理。

    2. 設置審稿專家的審稿領域

    點擊“審稿專家管理-審稿專家管理”,可以在該頁面設置審稿專家的審稿領域。

    【備注】審稿專家的審稿領域不能為空,為空時無法給該專家分配稿件。

    3. 給專家分配稿件

    點擊“分配管理-全文審核分配”,點擊“自動分配”,可以按照單位屏蔽原則、按照審稿設置配置進行自動分配,之后可以手工調整分配關系。

    4. 發送審稿邀請函

    點擊“分配管理-全文審核分配”,點擊“全部發送邀請函”,或者選擇要審稿的稿件之后點擊“發送邀請函”,選擇邀請函模板,點擊“預覽邀請函”,確認無誤后再點擊“發送邀請函”。發送時,可以同時發送給抄送郵箱。

    【備注】發送的所有的消息日志,都可以在“系統設置-郵件發送日志”頁面進行查看。

    四、審稿

    1. 專家審稿

    專家收到審稿邀請函后,可以通過郵件鏈接進入系統,進行審稿。

    2. PC主席審稿

    點擊“審核結果管理-全文評分統計”,可以看到所有稿件的專家審核情況。在該頁面,PC主席可以按如下方式進行審稿:

    (1)單篇稿件審稿;

    (2)批量審稿:選擇多條記錄,點擊“批量審核”;

    (3)批量導入PC主席審核意見:點擊“導入審核意見”,下載模板,按要求填寫意見,再導入審稿意見。

    五、查看專家審稿結果

    1. 查看專家目前審稿情況

    點擊“審核結果管理-分配結果統計”,可以查看專家目前的審稿情況。

    2. 查看專家審稿結果

    點擊“審核結果管理-全文評分統計”,可以查看每篇稿件的各個專家的審核得分以及平均分,可以導出專家意見,查看所有專家的審核評分及審核意見。

    【備注】系統雖然有專家置信度字段,但置信度僅供參考,計算稿件平均得分時未計算置信度。

    稿件平均分=所有專家審核評分總和/有效審稿專家總數。

    六、發送錄用結果

    1. 配置錄用結果郵件模板

    點擊“系統設置-郵件模板”,可以看到默認的郵件模板,可以參照“【會議名稱】論文評審結果”進行設置所需要的郵件模板。錄用結果郵件模板類型,需要選擇“審核結果模板”。

    備注:

    【專家審核意見】:對應“全文審稿設置-專家審稿表單設置”頁面,“是否對投稿者可見”字段。開啟對投稿者可見的字段才會包含在【專家審核意見】里面。

    【領域主席審核意見】:對應“全文審稿設置-FC審稿表單設置”頁面,“是否對投稿者可見”字段。開啟對投稿者可見的字段才會包含在【領域主席審核意見】里面。

    2. 發送錄用結果

    點擊“審核結果管理-審核結果發送”,可以給某一審核結果類型的所有稿件發送錄用結果通知郵件。

    如想給某一篇或者某幾篇稿件單獨發送錄用結果郵件,可以點擊稿件數量部分的數值,在明細頁面選擇稿件后再發送審核結果郵件。

    【備注】錄用結果郵件里面不顯示專家姓名,收到的錄用結果郵件效果圖如下:


    3. 查看發送日志

    點擊“系統設置-郵件發送日志”,可以查看發送日志(有一定延遲,可以稍等幾分鐘再查看發送結果)。

    七、上傳最終修改稿

    1. 開啟上傳最終修改稿

    同時設置好如下兩步,投稿人才能上傳最終修改稿:

    (1)點擊“征稿設置-審稿基本設置”,開啟提交最終修改稿,并設置最終修改稿提交截止時間,保存;


    (2)點擊“審核結果管理-審核結果發送”,點擊“發布審核結果”按鈕,發布審核結果成功。


    1

    2. 投稿人上傳最終修改稿

    投稿人在PC端登錄會議系統(https://conf.ccf.org.cn),點擊“我的會議-我的投稿”,已錄用的稿件才可以上傳最終修改稿。

    注意:只能是投稿人才能看到該稿件,并且上傳最終修改稿。

    3. PC主席查看最終修改稿

    在投審稿管理頁面,點擊“最終修改稿”,可以查看投稿人提交的最終修改稿。

    八、開放審稿意見給投稿人

    (1)點擊“征稿設置-審稿基本設置”頁面,可以開放終審意見(即:PC主席審稿意見),同時可以選擇開放專家審稿意見(專家審稿意見的顯示字段,是由“全文審稿設置-專家審稿表單設置”的“是否對投稿者可見”控制的)


    (2)點擊“審核結果管理-審核結果發送”,點擊“發布審核結果”按鈕,發布審核結果成功。

    上面兩步操作完成后,投稿人登錄系統,可以在“我的會議-我的投稿”頁面看到對應的PC主席審稿意見,以及開放的專家審稿意見。