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    會議系統投審稿常見問題解答

    閱讀量:56 2022-03-31 收藏本文

    投審稿常見問題

    前提:以下操作都是在投審稿管理頁面進行(操作步驟:點擊“會議開通-會議功能設置”,開啟投審稿即“是否需要投稿”選擇“是”,“是否使用外部投稿鏈接地址”選擇“否”,之后再點擊左側菜單“投審稿管理”,進入投審稿管理頁面)。

    1.   會議先不啟動報名,也不發布,可以先進行投稿、審稿嗎?

    【答】可以。會議不啟動報名、會議不發布都不影響投審稿功能的使用。

    2.   延遲投稿日期

    【答】 在投審稿管理頁面,點擊“征稿設置-征稿基本設置”,修改論文投稿截止日期,保存即可。

    3.   投審稿,怎么查看郵件是否發送成功?

    【答】發送郵件后可以等2分鐘左右,在“系統設置-郵件發送日志”頁面查看。如果發送失敗,2分鐘左右會異步更新失敗狀態(發送成功的不會再更新)。

    發送狀態是根據阿里云發送狀態異步更新,時間間隔為2分鐘左右,如果發送郵件多時,可以再多等幾分鐘再查看發送結果。

    4.   給某個專家分配了稿件,但專家反饋登錄后能看到稿件,但看不到審核按鈕

    【答】是由于過了投稿日期導致,需要放開投稿截止時間(對應菜單:征稿設置-審稿基本設置)。

    5.   給某個專家分配了稿件,但專家反饋登錄后看不到分配的稿件

    【答】出現原因,是由于投審稿新增專家時,和專家已有賬號未關聯上,導致新增了同名的專家賬號。

    可以兩種方式操作:

    (1)如果專家只審稿,不要求把審稿信息合并到他已有賬號

    專家可以從收到的郵件邀請函,點擊確認審稿進入審稿頁面。

    (2)如果專家不僅審稿,還要求把審稿信息合并到他已有賬號

    a.取消分配給該專家的稿件(操作步驟:“分配管理-全文審核分配”頁面,按專家名稱搜索,單篇稿件進行取消分配)

    b.“審稿專家管理-審稿專家管理”頁面,刪除這條錯誤信息記錄

    c.“審稿專家管理-備選池管理”頁面,新增專家,導入他已有的會員信息記錄

    d.重新給該專家分配稿件(操作步驟:“分配管理-全文審核分配”頁面,按稿件編號搜索,單篇稿件進行分配)。

    6.   投遞的稿件信息錯誤,投稿人是否可以撤稿,或者修改投稿信息?

    【答】可以的,投稿已滿足如下功能:

    (1)投稿期內,投稿人可以隨時修改,隨時撤稿。

    (2)過了投稿期,投稿人不能再修改稿件、不能再撤稿。

    (3)或者在投稿期內,已經給稿件分配了專家,投稿人也不能再修改稿件、也不能再撤稿。如需要修改,只能PC主席修改(菜單:稿件查詢頁面,選擇稿件,進行修改),或者先把稿件取消分配專家,之后投稿人自己修改稿件信息。

    7.   已設置了上傳最新修改稿,但是作者看到的稿件狀態還是“審核中”,無法上傳最終修改稿。

    【答】要先做兩步操作:

    (1)開啟上傳最終修改稿,并設置截止時間(操作步驟:“征稿設置-審稿基本設置”,是否開啟提交最終修改稿,選擇:是)。

    (2)發布審核結果(操作步驟:“審核結果管理-審核結果發送”,點擊“發布審核結果”按鈕)。

    8.   投稿系統,可以上傳的附件大小,最大支持20M,超過20M會報錯。

    【答】在“征稿設置-征稿基本設置”頁面,文件大小不能超過20M。

    9.   專家如何登錄系統審稿?

    【答】2選1:

    (1)通過郵件邀請函,點擊鏈接直接登錄系統成功(最方便)。

    (2)通過登錄系統(賬號+密碼,或者手機號碼+驗證碼)(系統鏈接地址:https://conf.ccf.org.cn),在“我的會議-我的審稿”里面查看。

    10. 有地方給作者發送郵件嗎,比如錄用延期通知,我自定義了一個,想批量發郵件?

    【答】有2個地方:

    (1)“稿件查詢”頁面,選擇稿件,點擊“發送郵件”按鈕:這邊發送的“普通消息”類型的郵件,郵件模板可以切換,內容可以自定義。

    (2)“審核結果管理-審核結果發送”頁面,點擊“全部發送審核結果”按鈕:這邊發送的是“審核結果”類型或者“普通消息”類型的郵件,郵件模板可以切換,內容可以自定義,只是按鈕名稱是“全部發送審核結果”。

    11. 導入審稿人時,已經有些注冊過咱們系統的,密碼不會覆蓋掉他們原來的密碼吧?

    【答】導入審稿人:

    (1)如果賬號(郵箱、或者手機號碼)和系統里面的賬號匹配,則直接導入成功,不會覆蓋原來的密碼。

    (2)如果賬號(郵箱、或者手機號碼)在系統里面不存在,則會按照提供的信息新注冊一個賬號。

    12. 發布審核結果、發送審核結果,區別是什么?

    【答】

    (1)發布審核結果:發布后,投稿人登錄系統,在“我的會議-我的投稿”頁面,能看到PC主席或者專家的審稿意見。如需要上傳最終修改稿,需要先發布審核結果,才能上傳最終修改稿。

    (2)發送審核結果:是給投稿人或者作者發送審稿結果郵件。

    13. “審核結果管理-分配結果統計”,全部發送郵件限制條件

    【答】全部發送郵件:是給所有查詢出來的數據發送郵件(支持分頁)。

    14. 如果我們想給某一個審稿人分配多個文章,是否可以批量處理?還是說必須一個一個文章選這個審稿人?

    【答】目前系統沒這個功能,只能一篇稿件一篇稿件的選擇。目前系統只有“自動分配”是批量的,其它的分配都是按稿件單獨分配。

    15. 專家提交審稿后,發現提交錯誤,想重新審稿

    【答】只能PC主席操作,PC主席可以退回該已審稿件讓專家重審,操作步驟:

    PC主席點擊“審核管理-全文審核管理”頁面,搜索該稿件,點擊專家審核狀態列對應的專家姓名,點擊“已審”,彈出對話框,點擊確認,稿件退回成功。參考截圖如下:


    16. 專家誤點擊了“拒絕”,但其實是想接受稿件,想撤回怎么操作?

    【答】只能PC主席操作,PC主席可以恢復稿件為最初狀態,等待專家重新接受稿件,操作步驟:

    PC主席點擊“審核管理-全文審核管理”頁面,搜索該稿件,點擊專家接受狀態列,該專家對應的狀態“已拒絕”,彈出對話框,確認,稿件狀態恢復成功,專家可以重新接受該稿件。參考截圖如下:


    17. 自己配置郵件模板

    【答】所有的郵件模板,都可以在“系統設置-郵件模板”頁面進行管理。

    新增的郵件模板需要啟用才有效?!緯h名稱】這種寫法屬于宏定義,郵件發送前,會替換每個宏定義的內容,再發送郵件。

    郵件標題只能識別【會議名稱】這個宏定義。

    18. 要替換審核專家怎么弄?例如:把審稿專家A換成審稿專家B

    【答】目前不支持批量替換,只能手工每篇稿件 分配、取消分配

    (1)添加專家,設置為審稿專家,并且為專家分配領域;

    (2)把原來專家已分配的稿件單獨手工分配給新專家 (操作步驟:“分配管理-全文審核分配”,搜索原來專家姓名,每篇稿件點擊“分配”)

    (3)把原來專家已分配的稿件單獨取消(操作步驟:“分配管理-全文審核分配”,搜索原來專家姓名,每篇稿件點擊“取消分配”)。

    19. 單獨給某一個專家發送邀請函,操作步驟

    【答】“分配管理-全文審核分配”頁面

    (1) 搜索要發送的專家姓名,搜索出多篇稿件;

    (2) 把稿件全選后,點擊“發送邀請函”;

    (3) 打開的對話框頁面,選擇要發送的郵件模板(可以先預覽看是否正確),選擇要發送的專家,點擊“發送”;

    (4) 稍后在“系統設置-郵件發送日志”菜單,可以查看發送結果是否成功。